Informační systém Viola Fund Management řeší agendu spojenou s rozdělováním a čerpáním prostředků programů pomoci Evropského společenství a dalších fondů, které jsou v návaznosti na ně čerpány.

Nasazení

Systém Viola Fund Management je nasazen jako informační systém Národního fondu a na implementačních agenturách, které s prostředky Národního fondu disponují. Systém je obecný a parametrický, schopen nasazení i pro další účely.

Stručná charakteristika

Systém Viola Fund Management řeší agendu projektovou a účetní.

Projektový modul obsahuje evidenci:

Účetní modul obsahuje:

Funkcionalita obou částí je doplněna modulem Výkaznictví, který obsahuje tiskové výstupy a modulem Oběh dokumentů, který umožňuje sledovat a evidovat oběh dokumentů v rámci organizace.

Vícejazyčnost

Aplikaci lze spustit v českém nebo anglickém jazyce. Lze ji lokalizovat i do jiných jazyků. Pro všechny číselníky a klíčové datové struktury jsou k dispozici pole pro překlady názvů. Vybrané sestavy jsou k dispozici ve výcejazyčné verzi s jazykem jako parametrem spuštění.

Zabezpečení

Správa uživatelů a přístupových práv umožňuje nastavení individuálních i skupinových práv pro uživatele, skupiny, úkony a výstupy.

Údaje o změnách provedených v datových strukturách se zapisují do protokolu a lze vysledovat jejich původce.

Technické parametry

Aplikace typu klient/server. Databáze Microsoft SQL 2000.

Projektový modul

Modul projektového řízení slouží k evidenci a kontrole projektů a programů evropské pomoci, kontraktů a výběrových řízení. Modul obsahuje též podpůrnou evidenci subjektů. V rámci těchto struktur se v modulu evidují jejich rozpočty a čerpání v návaznosti na transakce v účetním modulu.

Projekty jsou v systému evidovány ve strukturách odpovídajících kódování v rámci daného nástroje pomoci (Phare, ISPA, SAPARD). Každé úrovni strukturního kódu lze přiřadit typ rozpočtu a sledovat rozpočet na několika úrovních od rozpočtu podprogramů až po rozpočet nástroje jako celku. Rozpočty se porovnávají se skutečným čerpání fondů projektů podle údajů z účetního modulu. Systém je schopen zachytit rozpočty v původní výši a jejich změny v čase. U projektu se evidují důležité datumy a termíny čerpání.

Evidence kontraktů je svázána s konkrétním projektem daného nástroje a obsahuje údaje o kontraktu, kontrahentovi, příjemci pomoci, bankovních spojeních a dále o rozpočetu až na úroveň typu rozpočtu a subkontrahenta. Systém zachycuje rozpočet v původní výši a jeho změny v rámci dodatků. Stejně tak eviduje důležité datumy a termíny. Čerpání rozpočtu kontraktu je kontrolováno při každém pořízení faktury nebo platbě a zamezuje jeho překročení.

Evidence výběrových řízení obsahuje vedle údajů o výběrovém řízení a jeho termínech přehled účastníků, pořadí, způsobilost a další.

Částky rozpočtů lze zadávat v různých měnách s uvedením přepočítacího kurzu na měnu hlavní.

Modul obsahuje podpůrnou evidenci subjektů, kteří mohou vystupovat v rolích kontrahentů, příjemců pomoci, účastníků výběrových řízení a jiných. Evidence subjektů obsahuje vedle základních údajů jako IČO, název, adresa i bankovní účty, kontaktní osoby, spojení a další volitelné údaje.

Pro projekty, kontrakty, tendery i subjekty lze definovat číselníky a rozšiřující údaje, které se budou při jejich evidenci používat.

Účetní modul

Účetní modul slouží k evidenci účetních transakcí, jejichž sledováním získáváme přehled o plnění rozpočtů programů, projektů a kontraktů. Udržujeme přehled o stavu bankovních účtů, pohledávek a závazků, o přijatých fakturách, vystavených a přijatých žádostech o finanční prostředky a platebních transakcích.

Modul disponuje sborníky dokladů typu faktury, žádosti, platební příkazy, bankovní výpisy, interní doklady.

Modul automatizuje vystavování platebních příkazů.

Modul je provázán s datovými strukturami obsaženými v modulu Projektového řízení a poskytuje nazpět údaje o skutečném čerpání rozpočtů a hlídá jejich překročení.

Sledované transakce je možné účtovat podle pravidel podvojného účetnictví s možností nastavení vlastního účtového rozvrhu a nastavením účetních předkontací pro automatizované podvojné zaúčtování.

Účetní agenda je schopna podchytit a analyzovat účetní případy podle čísel projektů, kontraktů, kontrahentů a dalších návazných kategorií, například kapitol státního rozpočtu.

Je možné zakládat nové číselníky a navázat je podle potřeby na účetní agendu.

Účetní agendu (doklady, stavy účtů a obraty) je možné vést ve více měnách s možností přepočtu měn podle kursů ČNB a kursů stanovených Evropskou komisí s následným výpočtem a analýzou kursových rozdílů.

Modul postihuje problematiku evidence DPH při pořizování a úhradě dokladu.

K dispozici jsou typické účetní sestavy a sestavy specifické pro daný účel. Sestavy lze podle potřeb doplňovat.

Data z jednotlivých míst nasazení lze konsolidovat do jedné konsolidované databáze.

Výkaznictví

Tiskový výstup údajů z aplikace zajišťují sestavy, které je možno zobrazit na obrazovce a následně tisknout, uložit do souboru nebo odeslat poštou v elektronické podobě. Pro každou sestavu lze individuálně nastavit podmínky výběr údajů a u vícejazyčných sestav i jazyk.

Oběh dokladů

Modul usnadňuje sledování dokumentů v rámci organizace i mimo ni. Zejména je navržen pro účely sledování oběhu účetních dokladů. Modul umožňuje definovat sledované typy dokumentů a přiřadit k nim procesní kroky a stavy a dále sledovat jejich naplňování. K dokumentu je možné uvést upřesňující údaje ve vztahu k osobám, organizační struktuře nebo projektu a další potřebné údaje.